PENGENDALIAN PROYEK

DIFINISI PENGENDALIAN PROYEK :

Suatu kegiatan pengawasan/Monitoring suatu Proyek supaya proyek bisa berjalan dengan lancar dan mendapatkan mutu yang baik, penggunaan biaya dan waktu serta evaluasi atau pengambilan langkah-langkah yang diperlukan pada saat pelaksanaan, agar proyek dapat selesai sesuai dengan yang direncanakan .

Dalam rangka pengendalian dan pengawasan pekerjaan di lapangan atau lazim disebut monitoring (Pengendalian Mutu, Waktu dan Biaya) suatu media atau alat yang mampu merangkum informasi-informasi secara tepat dan cepat dapat diketahui. Umumnya pengendalian tersebut dipakai media jaringan kerja, curve S, formulir disamping Kontrak (spesifikasi Teknis, Gambar dll). Media komunikasi tersebut bermanfaat untuk memastikan tentang kondisi kemajuan proyek, masalah yang terjadi, serta keputusan dan tindakan yang diambil oleh yang berwenang.

Pengendalian Proyek dilaksanakan secara umum dapat dikelompokan sebagai berikut:

1. Pengendalian Mutu.

2. Pengendalian Waktu

3. Pengendalian Biaya.

I. PENGENDALIAN MUTU

Adalah mengendalikan jalannya pelaksanaan proyek agar mendapatkan mutu yang baik dan sesuai dengan syarat yang ditentukan dalam kontrak.

Alat Pengendali Mutu Proyek yang harus dikuasai oleh Pengawas/Direksi Pekerjaan adalah sebagai berikut:

1) Spesifikasi teknis (Pabrikan, RKS).

2) Metode Pelaksanaan (Pabrikan, RKS).

3) Gambar Kerja.

4) Hasil Tes bahan dari Laboratorium.

5) Peraturan-peraturan pemerintah.

6) Peraturan-peraturan khusus yang harus dikuti yang tercantum dalam kontrak

Setiap Pengawas harus menguasai RKS/ Spesifikasi teknis dari pekerjaan yang akan dilaksanakan maupun Metode pelaksanaan, gambar kerja, pembacaan hasil tes Laboratoriun serta peraturan-peraturan yang harus diikuti.

II. PENGENDALIAN WAKTU PROYEK

Suatu rencana monitoring harus merangkum masalah-masalah yang secara aktif selalu diamati, dicatat dan dilaporkan selama berlangsungnya pelaksanaan.

Pada umumnya ada dua alat monitoring yang biasa digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan yaitu: Jaringan Kerja (network planning).

§ Pengendalian Waktu dengan Jaringan Kerja (Network Planning) Proyek adalah suatu rangkaian kegiatan yang saling berkaitan yang menuju suatu sasaran tertentu, membutuhkan sarana dan waktu yang terbatas. Bagi Supervisi (pengawas) pekerjaan pertama-tama adalah memahami rencana urutan pelaksanaan kegiatan-kegiatan pekerjaan yang sudah dibuat oleh kontraktor, sedemikian rupa sehingga proyek bisa terlaksana sesuai dengan rancangannya (desain), dalam waktu yang telah ditetapkan, mutu sesuai standar dan biaya yang sudah direncanakan. Pada saat pelaksanaan perlu dilakukan pengendalian atau pengawasan terhadap pelaksanaan pembangunan proyek tersebut, salah satu alat pengendali tersebut adala jaringan kerja (network planning)

a) Peran Jaringan Kerja dalam pelaksanaan.

Network planning diciptakan sebagai alat perencanaan sekaligus pengendalian suatu pekerjaan dilapangan. Walaupun ada dua versi Network Planning yaitu PERT dan CPM, dalam kesempatan ini hanya akan dibicarakan CPM.

Program Evaluation and Review Technique (PERT) yang cocok untuk proyek yang kegiatan-kegiatannya belum pernah dilakukan (non-repetitif) atau proyek riset, sedangkan Critical Path Method (CPM) cocok untuk proyek yang kegiatan-kegiatannya sudah pernah dilakukan sehingga sifat dari kegiatan itu sudah diketahui dengan pasti.

Perencanaan dan pengendalian dengan CPM ditujukan untuk bisa melaksanaakan pekerjaan sesuai dengan rancangan dalam waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya yang seekonomis mungkin. Untuk itu perlu kita ketahui komponen-komponen apa saja yang menentukan berhasilnya suatu proyek.

Terdapat lima faktor yang perlu diperhatikan yaitu:

1. Waktu.

2. Kegiatan.(Activity)

3. Sarana (mesin-mesin, tenaga kerja, alat-alat dsb)

4. Biaya (material, tenaga kerja, spare parts, bahan-bahan pembantu,dsb)

5. Manajemen Proyek.

CPM sebagai alat pengendali dan pengawasan, ternyata secara serentak dapat mengelola waktu kegiatan, sarana dan biaya dalam suatu perencanaan yang terpadu (intergrated planning). Jaringan kerja menggambarkan keseluruhan kegiatan-kegiatan Pengendalian Proyek proyek kedalam simbol-simbol jaringan kegiatan, oleh karenanya teknik ini juga disebut perencanaan jaringan kerja (network planning).

Dengan adanya perencanaan ini maka dapat diketahui hal-hal sebagai berikut:

1. Pada setiap saat diketahui kegiatan-kegiatan apa saja yang harus dilaksanakan,berapa dana yang harus disediakan, berapa tenaga kerja yang harus ada dan dengan keahlian apa, jenis-jenis mesin dan peralatan yang dibutuhkan.

2. Apakah mungkin dilakukan perataan penggunaan tenaga kerja, peralatan atau biaya.

3. Kegiatan-kegiatan apa saja yang harus diawasi secara intensif supaya proyek dapat selesai tepat pada waktunya.

4. Kegiatan-kegiatan mana saja yang harus dipercepat, kalau proyek akan diselesaikan lebih cepat dari rencana semula, sekaligus berapa biaya percepatannya, demikian pula bila proyek akan diperpanjang waktunya.

5. Dapat pula diketahui waktu yang diizinkan untuk suatu kegiatan tertentu yang boleh terlambat atau tertunda, (float time activity) tanpa memperlambat selesainya proyek.

Agar manfaat teknik CPM ini dapat maksimal maka proyek harus bersifat sebagai berikut:

1. Harus terdiri dari kumpulan-kumpulan kegiatan yang masing-masing diketahui datanya dengan pasti (berapa lama kegiatan itu, peralatan apa saja yang dibutuhkan, material yang diperlukan dan sebagainya).

2. Masing-masing kegiatan harus jelas dan terpisah dengan kegiatan lain.

3. Urut-urutan kegiatan harus sudah diketahui.

4. Setiap kegiatan yang telah dimulai harus berjalan, sampai selesainya kegiatan itu.

III. PENGENDALIAN BIAYA PROYEK.

PENJELASAN UMUM

Pengendalian biaya dalam suatu kontrak/Surat perjanjian dimaksudkan agar pengawas mengetahuidan mengendalikan agar biaya Proyek tidak melebihi anggaran yang sudah direncanakan.

Hal-hal yang harus` diketehui oleh Pengawas adalah sebagai berikut.

1. Sumber Dana Proyek.

2. Progres pembayaran yang telah dilakukan dalam suatu pekerjaan (kontrak) sesuai dengan yang direncanakan.

3. Tahapan-tahapan/angsuran pembayaran yang dilakukan untuk Kontrak lokal.

4. Pengendalian biaya atas setiap item pekerjaan yang ada didalam Bill of Quantity.

5. Tahapan-tahapan/angsuran pembayaran yang dilakukan untuk Kontrak Internasional.

6. Pengendalian biaya atas rencana disburse / penyerapan dalam kontrak.

a. Pengawas harus mengetahui pembobotan masing-masing item pekerjaan dalam suatu pekerjaan.

b. Dengan pembobotan pekerjaan tersebut diharapkan pengawas dapat mengetahui prosentase dari masing-masing item pekerjaan yang telah diselesaikan

c. Dengan mengetahui prosentase item pekerjaan yang telah diselesaikan, maka diharapkan pengawas dapat mengetahui jumlah biaya yang harus dibayarkan dalam setiap progres pekerjaan apakah sesuai dengan yang diharapkan.

Pengawas harus mengetahui tahapan-tahapan/angsuran pembayaran yang harus dilakukan sesuai dengan tahapan pembayaran yang ada dalam kontrak lokal.

Contoh Tahapan pembayaran kontrak lokal:

1. Tahapan pembayaran kontrak lokal berdasarkan kemajuan fisik dilapangan.

1. Pembayaran Tahap Pertama sebesar 30% (tiga puluh persen) dari Nilai kontrak apabila Fisik pekerjaan telah mencapai 40% (empat puluh persen)
2. Pembayaran Tahap Kedua sebesar 30%(tiga puluh persen) dari Nilai kontrak dilakukan apabila Fisik pekerjaan telah mencapai 70% (tujuh puluh persen)
3. Pembayaran Tahap Ketiga sebesar 35% (tiga puluh lima persen) dari Nilai kontrak dilakukan apabila Fisik pekerjaan telah mencapai 100% (seratus persen) dan setelah Serah Terima Pekerjaan yang Pertama Kali
4. Pembayaran Tahap Keempat sebesar 5% (lima persen) dari Nilai kontrak dilakukan setelah Masa Pemeliharaan Tahap I berakhir dan Serah Terima Pekerjaan yang Kedua.

mengetahui beberapa jenis Kontrak antara lain :

a) Jenis Kontrak

Seperti kita ketahui bahwa setiap kontrak selalu dicantumkan jenis kontrak pelaksanaan pekerjaan sebagai bahan pengendalian biaya. Contoh jenis kontrak yang sering digunakan saat ini adalah :

i. Lump Sum Price

ii. Unit Price

iii. Gabungan Lump Sum Price dan Unit Price

i. Kontrak Lump Sum Price merupakan kontrak Jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam jangka waktu tertentu dan tetap sepanjang gambar dan spesifikasi tidak berubah.

ii. Kontrak Unit Price merupakan kontrak dimana volume pekerjaan yang tercantum dalam kontrak hanya merupakan perkiraan dan akan diukur kembali sesuai dengan yang dilaksanakan

Ada 5 faktor yang perlu diperhatikan dalam memngendalikan biaya proyek, terutama dalam hal pelaksanaan proyek yaitu:

1.  Mengetahui jenis kontrak yang akan dilaksanakan (Kontrak Lump sum Price/Kontrak Unit Price dll).
2. Mengetahui batasan prosentase pekerjaan tambah yang diizinkan sesuai yang tercantum dalam kontrak (misalnya ≤ 10% dari nilai kontrak).
3. Mengetahui cara perhitungan pembobotan masing-masing item pekerjaan.
4. Mengetahui cara mengukur/menghitung volume pekerjaan yang telah dilaksanakan dilapangan dibandingkan dengan biaya pelaksanaan yang telah dilkeluarkan (Kurve “ S”)
5. Cash Flow Proyek (Lap keuangan yg menggambarkan arus kas masuk dan keluar selama proyek berjalan).